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信息时代下档案管理工作的创新研究

兴化市退役军人事务局 邹惠 2019/11/7 13:53:11

   摘要:档案涉及到人们日常工作、生活过程中的一系列文字信息及图像信息,在人类发展的历史上,档案管理工作具有一定的重要性,由档案信息所传递的资料对于社会经济、政治及文化等相关事务的策略确定有着重要的指导作用,因此本就基于信息时代这一发展背景,对档案管理工作相关问题进行研究,首先对各企事业单位档案管理工作概况进行描述,提出档案管理工作存在的一些问题,接着笔者根据档案管理工作所存在的问题,提出了创新档案管理工作的具体手段,以期推动各企事业单位的档案管理工作效率进一步提升。
   关键词:信息时代;档案管理;创新;效率
  
   高效率的档案管理手段帮助人们顺利完成一系列信息数据的收集和记录工作,也为日后人们对信息资料的查询提供可靠的理论依据,多年来,人们在档案管理工作方面积累了大量的经验,但进入互联网信息时代,信息科技无疑对档案管理工作带来了巨大的冲击,日常的档案管理工作不再需要人工进行单一的归档整理,档案管理工作人员还需要充分利用所拥有的一系列信息化技术手段,对档案管理进行电子化归类,这不仅能提升档案管理工作的效率,还能加强档案管理工作的安全性,下面本文就对此进行具体分析。
   一、档案管理工作发展现状
   档案管理工作为我国社会经济、政治、文化的稳定发展发挥着正面效应,从国家层面来看,机密性档案的内容与国家的政治经济利益息息相关,因此部分档案管理工作具有高度的机密性;从企事业单位的层面来看,企事业单位的档案管理工作涉及到企事业日常经营发展、办公事务等数据资料的保存和完善,从历史的数据信息中,企事业单位也能够寻求当下及未来发展的策略和方向;从个人层面来看,参与国家经济社会生活的个人所携带的档案信息,与个人的生活工作息息相关,因此档案管理工作需要不断强化以满足不同层面群体的需求。
   从目前的档案管理工作来看,企事业单位的档案管理工作也存在一定的漏洞,首先在档案的搜集过程中,众多档案管理人员还将视角放在传统的纸质档案数据信息的分类保存上,而没有对电子化信息数据档案信息进行分类管理,企事业单位涉及到的档案数量众多,部分档案中不仅有纸质档案信息,还包括一系列具体的生产经营材质档案,在搜集过程中,档案管理人员没有对其加以保护,那么所得到的档案信息就失去了准确性;其次,在具体的档案保管过程中,档案管理工作人员注重对档案信息系统的维护,却忽略了档案材料的保护和储存,部分档案在进行保存的过程中对环境有较高的要求,潮湿、过热的环境容易导致纸质档案信息材料的腐烂,由此可见档案管理工作人员对档案信息系统的维护中实际档案材料的忽略,也是档案管理工作存在的一大漏洞;另外,档案管理工作暴露了另一个问题是档案管理制度的缺乏,我国众多企事业单位都没有在单位内部建立完善的档案管理制度,部分单位也仅仅是沿用传统的纸质档案管理模式,而没有根据现代化信息技术的发展建立科学有效的信息化段管理制度。
   二、信息时代下创新档案管理工作的手段
   1、充分利用信息化技术,建立档案管理软件平台
   档案管理工作包括档案的收集、档案信息的整理、档案资料的保管、档案的鉴定、档案信息数据的统计和档案的提供等一系列活动,传统的档案管理工作主要涉及的是纸质信息及图像资料,进入信息化发展的时代,当今的档案管理工作更具灵活性,不仅涉及到一系列实体档案的保管,更囊括了大量的电子数据信息档案的整理。进入信息化发展的时代,人们的生活和日常的工作都与信息技术紧密相连,目前档案管理工作的创新也应充分发挥信息技术的作用,具体来说,在档案管理工作开展的过程中,档案管理部门工作人员应当充分把握企事业单位开展档案管理工作的具体需求,应用信息化技术建立企事业单位内部的档案管理系统,必要时也可以构建企事业单位内部档案管理软件平台来提升企事业单位内部档案管理工作的效率。
   2、开发信息技术端口,建立的档案信息共享机制
   基于信息时代背景,档案管理工作人员应学会充分运用信息技术开展一系列管理工作,企事业单位内部档案管理工作也应充分考虑到信息共享的需求,例如对于政府部门间档案管理工作,信息共享端口的开立帮助政府各部门拉近距离,实现办公事务的快速交流,对于高校方,各高校之间也可以建立档案管理信息共享端口加强相互间的学术信息交流;其次,各部门人员也应加强队档案管理软件平台的学习,必要时可以设计部门人员网络身份识别程序,建立信息收集处理上传和下载的端口,在这样的软件平台下,企事业单位各部门成员都能够积极参与到档案管理工作中来,提高档案管理工作的效率,其中网络信息身份识别端口的设立也加强了档案管理工作的安全性。
   三、结束语
   档案管理工作与日常企事业单位的运行息息相关,社会系统的良好运行也离不开高效的档案管理工(未完,下一页

  
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