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事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

兴化市退役军人事务局 邹惠 2019/11/7 13:53:55

   摘要:随着改革开放的步伐不断加快,我国经济和科技正处于高速发展阶段,在这样的大环境大背景下,档案管理作为事业单位内部管理工作中的重点项目,也面临着管理手段的革新。如今,具有公益性质的事业单位面临着越来越多的数据信息,信息技术的介入大大提高了事业单位的档案管理效率。但档案管理信息化建设还存在一些问题亟待解决,制约了档案管理的效果水平。本文从档案信息化建设中存在的问题入手,针对事业单位档案信息化建设提出具体的解决措施,以期为事业单位档案管理工作者提供参考。
   关键词:事业单位;档案;信息化管理;问题;措施
  
  
   事业单位的档案管理工作虽然看起来简单但却繁琐,并且对单位的各方面信息管理起着至关重要的支撑作用。随着科学技术的不断发展进步,传统的纸质档案管理费时费力且占据空间资源,不能适应时代发展的工作需求,在现代信息技术的影响下,信息化的档案管理已经成为档案管理工作发展的新趋势,因此,对档案管理信息化建设相关问题进行详细探讨是极其有必要的。
  
   一、档案管理信息化建设的概念
   “事业单位作为国家设立的服务型机构,承担者重要的社会职能与任务,在发展过程中,需要详细记录好行业发展情况,通过总结提升工作效率与质量。”[1]因此,档案管理对事业单位的内部管理与整体发展尤为很重要,档案管理信息化也成为新的管理潮流。
   档案信息化建设是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程,通过运用信息技术提高档案工作水平现代化,重新思考档案管理的新情况,新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务。包括档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设等。
  
   二、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题
   1.管理人员素质不够,对信息化技术掌握程度较低
   人是管理的核心。在事业单位的档案管理过程中,借助信息技术能够提升工作效率,节省纸质资料占地空间,优化人力资源,但人才是档案管理中的核心因素。在很多事业单位中,一方面,由于工作人员中的年龄构成以年长者居多,对于信息技术的掌握不够熟练,仅仅将档案简单的收集和分类,没有进行统计和归纳总结,没有建立完整的电子档案目录,导致档案信息化程度较低;而年轻人又认为档案管理工作枯燥繁琐没有挑战性,对于这项工作的积极性不高,不愿意承担档案管理工作。“科学的档案管理,是需要专业知识做支撑和后盾的。”[2]部分档案管理工作者有工作热情,但迫于业务能力不强,信息素养和信息处理能力没有及时得到相应的提升,也不能将档案管理信息化建设工作完成好。
   2.档案管理信息化系统设施较差
   事业单位档案管理信息化建设的困难也表现在对信息化系统设施建设的资金投入较少。很多事业单位认为档案管理有纸质版资料足以,不注重电子信息系统建设,电子系统跟不上工作需求使得档案管理信息化建设工作受到限制。
   3.档案信息化管理制度不完善
   “档案管理制度的确立是档案规范化管理的重要保障,只有具备健全的管理制度才能够促进机关事业单位档案管理工作得到良好发展。”[3]目前,我国事业单位的档案管理制度还存在诸多问题,档案管理工作者执行工作时没有完善的制度可依遵循,这也是档案管理信息化建设过程中的一大困难。
  
   三、事业单位档案管理信息化建设中存在问题的解决措施
   1.加强档案管理人员培训,提高信息技术水平
   为解决事业单位档案管理工作者信息技术水平不高的问题,事业单位在前期招聘时应对该岗位做出具体的专业、学历、计算机操作水平的设定,对其档案管理的理论与实操水平进行检验,理论与实操均符合标准后才可录用;同时,应全面加强档案管理工作者的培训,包括入职培训和在职培训,从而使档案管理工作者能更快更好地适应岗位。
   2.加强档案信息系统基础建设,革新档案信息管理方式
   信息化、智能化办公已成为办公室运转的必然趋势,如果配套设施不够完善,势必会影响电子档案的管理,如档案信息录入不准确或信息丢失,长此以往影响单位内部管理工作。各事业单位应加大资金投入,设立信息化管理专项资金,对办公软件做一个系统提升,更好地促进事业单位内部档案管理工作的开展;同时,可与外包IT公司进行商务合作,将IT公司的资源引入单位,促进人才、资金等社会资源的流动,同时也可加强本单位人员的学习。
   3.建立健全档案管理工作制度,让工作有制度可依
   针对当前档案管理工作信息化程度不断增强的情况,各事业单位应从制度层面对档案管理工作加以规范,先从具体工作着手,从当前使用的规章制度与工作中遇到的问题进行全面透彻的分析,以(未完,下一页

  
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